Publicado por: PJ Diocese de Piracicaba | fevereiro 20, 2009

Como ser mais eficiente no Grupo de Jovens

EVITE A IMPROVISAÇÃO
Através de uma má organização da coordenação acaba resultando sempre em uma improvisação que serve apenas para amenizar os problemas causados pela desorganização, prejudicando as atividades da pastoral que muitas vezes pode não alcançar os objetivos que eram necessários alcançar.

EVITE A ESTAFA
Outro prejuízo que a desorganização causa é a ESTAFA, pois provoca também o acumulo de atividades na organização das atividades do grupo, outro causador da estafa, também relacionada com a desorganização do seu tempo, hoje em dia os jovens possuem muitas atividades dentro e fora da Igreja, estuda, trabalha, milita na pastoral, e esses coordenadores tem que saber organizar seu tempo para não se tornarem pessoas estafadas.

EVITE A ANSIEDADE EXAGERADA
Uma pessoa com muita ansiedade, precisa evitar a ansiedade muito prolongada, pois ela causa um desgaste no corpo, e precisa relaxar-se para recuperar as energias. A ansiedade por breves momentos serve para deixar o corpo mais alerta para encontrar uma saída da situação.

MUITO TRABALHO NÃO PRECISA CAUSAR ESTAFA
Basta garantir dois pontos:
• Ter uma atitude correta ante os compromissos, encarando-os como desafios, missão, oportunidade de desenvolver talentos, criar algo de novo e ajudar os outros;
• Saber lutar com muitas coisas ao mesmo tempo;

TENHA CLAREZA DE PROJETO DE PASTORAL E DE VIDA
A pessoa se organiza para atingir certas metas, a organização, pressupõe CLAREZA DE PROJETO, objetivos claros estimulam a ação e a motivação, quando não está claro por onde caminhamos, nosso entusiasmo e motivação diminuem. É como andar sem saber para onde se vai.

PLANEJE SEU TEMPO
Veja algumas dicas:

1. CRIAR HÁBITOS
É necessário criar hábitos de organização, esses hábitos são iguais aos hábitos de andar, falar, que não são adquiridos de um dia para outro, é necessário perseverança e treino. Precisamos reconhecer nossas falhas e parar de nos justificar. E isto requer um preço. Não temos o direito de querer coordenar os outros se não sabemos coordenar a nós mesmos.

2. ANOTAR
Regra Básica: escrever as idéias e inspirações para não esquecer parte ou todas elas. Vamos anotá-las para que possam ser postas em prática ou em futuras reuniões, usar para preparação de textos. A saída de um impasse na pastoral não foi registrada? A idéia voltou depois, mas não havia mais jeito.
Agenda: a falta de agenda pode significar compromisso marcados ao mesmo tempo ou esquecidos, a não preparação de reuniões, palestras, etc… A agenda possibilita maior agilidade em eventos importantes da sociedade.
Sistema Complementar: muitas vezes a agenda resolve todas as situações de anotações e acabamos utilizando outros meios de anotação que ajudam a nos lembrar de nossos compromissos.

3. PRIORIZAR
Distinguir o prioritário do secundário: depois de feito a relação dos compromissos, será a vez de separar o que é urgente e não pode ser adiado. Organizar os compromissos numa ordem de importância. O coordenador sem prioridades, tenta pegar tudo e acaba não pegando nada.
Fazer uma lista: iniciar cada dia fazendo uma lista dos compromissos da pastoral e extra-pastoral. Isso ajuda a organizar o seu trabalho diário dentro e fora da pastoral.
Uma coisa por vez: a escolha de uma coisa por vez facilita a concentração e aumenta a qualidade do trabalho, passando para o próximo somente depois de ter terminado o anterior. Comece a fazer a sua lista para que se torne um hábito.

4. DELEGAR
Procure saber quais compromissos que os(as) companheiros(as) da coordenação podem fazer e delegue a eles(as) cumpri-lo, isso ajudará a surgir novas lideranças. Delegar determinada tarefa somente para quem terá o dom para cumpri-la. Determinar o que fazer e o prazo para cumprir. Acompanhar o trabalho, mas não interferir muito, mostrar confiança na pessoa. Cobrar quando o tempo estiver para acabar.

5. LOCALIZAR OS “LADRÕES DE TEMPO”
Para fortalecer os passos anteriores de organização é importante fazer um estudo de nossos hábitos para identificar os “ladrões de tempo”. Uma vez identificados os ladrões, tomar medidas para eliminá-los.

6. ARQUIVAR
Arquivar os documentos, ajuda a localizar e preparar cursos, encontros, etc.

7. PREPARAR
O segredo do sucesso está na preparação (Mt 25, 1-13): a preparação significa não deixar para a última hora. Prevenir que certos incômodos aconteçam, significa que prepararam para cada compromisso e os passos que devem ser dados até a realização do evento, ele deve calcular, pensar, imaginar como será a melhor maneira de preparar o encontro, para que seja alcançado o objetivo.
Não deixar para amanhã: um dos inimigos da preparação é o adiamento. Tudo que é deixado para a última hora, pode ser que não haja tempo para terminar a tarefa ou é esquecido e não cumprido.
Aproveite os “tempinhos”: as tarefas não precisam ser feita de uma vez só, aproveite o pouco de tempo vago para ir refletindo sobre o assunto isto ajuda a colocar o nosso subconsciente a trabalhar processando as informações, ajudando assim para encontrar uma resposta.
Evite interrupções: algumas tarefas exigem isolamento, designe um tempo do seu dia para o isolamento, além de ajudar a refletir sobre um assunto, pode ser usado para outras reflexões pessoais, organize seu dia para isso.
Mantenha a motivação: há a necessidade de manter as chamas de motivação acesas, convencendo-se da importância do projeto, sobretudo estabelecendo metas imediatas. A satisfação ao atingir metas imediatas aumenta a motivação. A motivação é a gasolina que dá a energia para levar o trabalho para frente. Estabeleça tetos “prazos”, o trabalho aumenta conforme o tempo diminui, estabelecendo tetos, o trabalho de uma semana será feita em uma semana.
Leitura dinâmica: é uma maneira de economizar tempo e aumentar a eficiência, evitando certos vícios que prejudicam ou não ajudam no entendimento da leitura.
Siga o ritmo do seu corpo: convém programar os trabalhos que exigem mais concentração para os períodos de nível de desempenho mais alto, e os momentos mais baixos para os contatos pessoais e trabalhos mais leves.

8. ACOMPANHAR SISTEMATICAMENTE
O acompanhamento é única maneira de garantir a continuidade.
Visão de conjunto: o coordenador não pode se ocupar apenas com a tarefa do momento, ele percebe os setores que vão bem e os que vão indo mal e precisam de atenção especial, ajudando assim um melhor acompanhamento da pastoral.
Capacitação técnica: significa saber avaliar, planejar, perceber soluções, encaminhar propostas, amarrar conclusões e preparar novas lideranças, ter uma organização de trabalho, saber fazer as anotações e saber encontrá-las depois, conduzir uma reunião, cronometrar o tempo.
Comunicação: os meios de comunicação que usamos são essenciais para economizar tempo. A comunicação pode ser feita por: carta, telefone, fax, e-mail, oralmente, recados em eventos marcados.

9. SABER DIZER NÃO
As pessoas de coordenação gostam do que fazem, por isso nem sempre é fácil dizer não, é necessária a capacidade de discernimento para saber o que aceitar e o que recusar.

10. TER PACIÊNCIA
É preciso sobrar eficiência, mas com jeito, é necessário ser tolerante para motivar as pessoas, o calor humano é importante, as coordenações devem promover o espírito comunitário.

11. TER EQUILÍBRIO
É preciso equilibrar efetividade com afetividade, ou seja, controlar amizade com trabalho, nem demais um nem demais outro, é preciso encontrar um meio termo.

12. SABER RECREAR-SE
Não somos máquinas, precisamos de momentos de descanso, cada um deve procurar fazer aquilo que mais lhe faz bem e descanse para recuperar as energias.

13. CULTIVAR UMA ESPIRITUALIDADE
Conheça e viva mais a espiritualidade da Pastoral da Juventude, e veja como fé e vida podem e devem andar juntas. A espiritualidade é um instrumento de motivação, o cultivo interior ajuda na carga das nossas baterias, evita aparecer um vazio interior e desânimo, ajuda na serenidade diante dos desafios.

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